Sau khi mở file hiện lên như hình, bạn nhấp “Run” là có thể chạy phần mềm. Mọi việc còn lại bạn để máy tính lo là được nhé!

Vậy là xong, bạn đã hoàn thành hướng dẫn tải Zoom Meeting. (Hình ảnh trên là hình ảnh minh hoạ nếu bạn làm tuần tự theo các bước hướng dẫn tải Zoom Meeting)

Bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản bạn đã đăng ký Zoom Meeting ở bước trên để sử dụng, hoặc đăng nhập bằng các cách khác như Google hay Facebook.

1.2 Hướng dẫn tải Zoom Meeting và cài đặt cho điện thoại

Zoom Meeting hiện nay đã có phiên bản trên điện thoại cho 2 hệ điều hành chính phổ biến nhất hiện nay là IOS và Android. Nhờ vậy, bạn có thể sử dụng Zoom Meeting dù đang ở trên đường hay ở nơi không có máy tính để tham gia các cuộc họp trực tuyến. Bạn hãy vui lòng làm theo hướng dẫn cơ bản để tải Zoom Meeting cho điện thoại dưới đây nhé!

1.2.1 Hướng dẫn tải Zoom Meeting cho hệ điệu hành IOS – Apple

Với hệ điều hành IOS, bạn có thể tìm kiếm trên Apple Store cụm từ “Zoom”. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút “Download in App Store” dưới đây để tải phần mềm Zoom cho hệ điều hành IOS.

Sau khi tải xong, bạn mở ứng dụng và đăng nhập bình thường là có thể sử dụng được.

Sau khi tải xong, bạn nhấp tiếp vào “Open” để mở

Bước 2: Màn hình chính của Zoom Meeting

Màn hình chính hiển thị 4 sự lựa chọn cho bạn:

Tại màn hình bạn sẽ thấy 4 chức năng chính:

• New Meeting: tạo phòng học mới.

• Join: Tham gia vào phòng học khác.

• Schedule: Lên lịch học, cài đặt thuộc tính cho phòng học.

• Share screen: Chia sẻ màn hình máy tính của bạn.

Ngoài ra sẽ có thanh công cụ nằm ở phía trên:

• Home: Trang chủ, đây là nơi bạn tạo các lịch họp, phòng học.

• Chat: Bạn có thể nhắn tin với những người dùng trong phần contacts của bạn.

• Meetings: Nơi lưu trữ các nội dung cuộc họp đã được ghi lại và cuộc họp/phòng học sắp diễn ra mà bạn được mời.

• Contacts: Quản lý danh sách liên hệ của bạn.

Bước 3: Tạo cuộc họp

Sau đây là hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting để tạo cuộc họp. Để tạo phòng học trực tuyến trên Zoom bạn nhấn vào New Meeting. Hiển thị giao diện màn hình webcam với các tùy chọn phòng học bên dưới. Để mời giáo viên hoặc học sinh, sinh viên tham gia phòng học nhấn vào Invite. Lưu ý tới Meeting ID để gửi cho người khác muốn tham gia.

Đừng quên cài Password (mật khẩu) để đảm bảo sự an toàn, bảo mật cho cuộc họp

2.1.2 Tham gia cuộc họp (Join)

Sau đây là hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting để tham gia cuộc họp (Join Meeting). Ở giao diện chính phía trên mà Zoom đã hướng dẫn truy cập, bạn hãy nhấp vào biểu tượng “Join” để tham gia vào các cuộc họp/ lớp học đã được tổ chức sẵn.

Tại vị trí ID Meeting, bạn hãy nhập mã phòng được cung cấp. Nếu phòng vào yêu cầu password, bạn hãy nhập mật mã bạn được cung cấp.

2.1.3 Lên lịch họp/ tổ chức phòng học qua Zoom (Schedule)

Sau đây là hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting để tổ chức phòng họp (Schedule Meeting). Ở giao diện chính, bạn hãy nhấp vào hình có biểu tượng quyển lịch, tên là Schedule

• Topic: Tên cuộc họp bạn muốn đặt.

• Start: Thời gian bạn muốn bắt đầu cuộc họp.

• Duration: Thời gian cuộc họp diễn ra (Dùng bản miễn phí sẽ bị giới hạn thời gian).

• Meeting ID:

  • Đối với Generate Automatically, phòng họp/học sẽ tạo ngẫu nhiên và không cố định địa chỉ cụ thể.

  • Đối với Personal Meeting, phòng họp/học sẽ được cố định là địa chỉ của bạn.

• Password: Cài đặt password cho phòng họp của bạn, tăng tính bảo mật của cuộc họp

• Video:

  • Host: Khi host vào sẽ tự động bật video cho chủ phòng.

  • Participants: Khi thành viên tham gia sẽ tự bật video cho thành viên.

• Calendar: Chọn lịch online của bạn để liên kết. Nhắc và báo, tạo cuộc họp trên các nền tảng.

• Advanced Option:

  • Enable Waiting Room: Ngoài ra khi host vào, các thành viên vào sau phải được phê duyệt của host mới có thể tham gia cuộc họp.

  • Enable join before host: Trong trường hợp host chưa vào, participants (thành viên) có thể trong phòng chờ.

  • Mute participants upon entry: Tự động tắt tiếng cho người dùng họ tham gia

  • Automatically record meeting on the local computer: Cuộc họp sẽ tự động được ghi ở máy tính đã đăng nhập Zoom trước đó.

2.1.4: Chia sẻ màn hình không cần tham gia cuộc họp (Share Screen)

Bạn chỉ việc nhấp vào “Share screen” để chia sẻ màn hình. Bạn có thể tuỷ chọn thêm âm thanh hoặc không.

Sau khi nhấp vào, màn hình sẽ yêu cầu bạn nhập thông tin Meeting ID (phòng họp bạn muốn chia sẻ)

2.1.5: Quản lý phòng họp Zoom Meeting

Sau đây Zoom Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách sử dụng Zoom Meeting để quản lý phòng họp hiểu quả. Các bạn lưu ý đọc kĩ để có thể quản lý phòng họp một cách bảo mật nhất, tránh các trường hợp quấy rối hoặc phá nhiễu thông tin khi đang tổ chức họp.

Đây là hình minh hoạ dưới tư cách host (Người tổ chức phòng họp)

Trong hình, thanh công cụ ở phía dưới bao gồm:

• Unmute/Mute: Bật/tắt âm thanh của bạn

• Stop Video/Start Video: Bật/Tắt webcam và thay bằng ảnh logo hoặc đổi nền video học trên Zoom.

• Security:

  • Lock Meeting: Không cho ai tham gia cuộc họp nữa

  • Enable Waiting room: Cho phép người tham gia ở phòng chờ

  • Allow Participants to: Cho phép người dùng

    • Share screen: Chia sẻ màn hình

    • Chat: Trò chuyện trong phòng

    • Rename themselve: Người tham gia có thể đổi tên của họ

    • Unmute themselve: Chủ động tắt/mở mic của họ

• Participants: Xem/Mời người tham gia

  • Invite: Mời người ngoài tham gia

    • Contacts: Mời những người đang online trong danh sách liên hệ

    • Email: Mời bằng email

    • Copy Invite Link: Copy đường dẫn để người tham gia không cần nhập password

    • Copy Invitation: Copy một bài viết (bằng ngôn ngữ tiếng Anh) về thông tin phòng (ID phòng, password)

• Share Screen: Chia sẻ màn hình. Nếu bạn muốn bảo mật thông tin trên Zoom, hạn chế việc chia sẻ ảnh màn hình không cần thiết trừ host phòng học thì nhấn Advanced Sharing Options.

• Chat: Gửi tin nhắn.

• Record: Ghi video buổi học trên Zoom.

• Reactions: Gửi biểu tượng cảm xúc.

• End: Kết thúc buổi họp.

Lưu ý khi quản lý phòng họp:

Cách sử dụng Zoom Meeting bảo mật nhất là bạn hãy bật chế độ Enable Waiting Room để có thể kiểm soát người dùng muốn tham gia cuộc họp. Bạn nên sử dụng Allow Participants to làm “rào chắn” thứ 2 phòng trường hợp có thành viên trong khi tham gia không thuộc danh sách bạn mời. Rào chắn thứ 2 này giúp bạn kiểm soát quyền sử dụng của các cá nhân tham gia cuộc họp.

Bạn cần ưu tiên bật 2 tính năng phía trên trước để cuộc họp được đảm bảo không có yếu tố nào tác động đến cuộc họp của bạn trước khi bạn xem danh sách thành viên (Participants) và truất quyền hoặc mời họ ra ngoài cuộc họp.

Hi vọng hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting này có thể giúp bạn cải thiện chất lượng cuộc họp và tăng tính bảo mật.

2.1.6: Hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting về các tính năng nâng cao trong phòng họp

Nếu bạn đã làm theo đẩy đủ theo các bước trên, thì các bạn sẽ có thể dụng sử tính năng nâng cao này. Trong phần này, Zoom Vietnam sẽ tập trung vào 2 tính năng chính liên quan tới Video và Micro như lọc âm thanh, chỉnh sửa nền (virtual background),...

• Chỉnh sửa hình nền video (Virtual Background) – Video

Giao diện chỉnh sửa video, rất đơn giản, chỉ gầm 3 phần.9

• • Select a Camera: Chọn Camera để phát hình ảnh. Bạn có thể kết nối các camera ngoài để chọn, phát hình ảnh có độ phân giải cao hơn.

  • Choose Virtual Background: Bạn sẽ có thể chỉnh sửa phông nền phía sau bạn. Zoom sẽ sử dụng Camera kết hợp với AI để phân biệt người và vật thể. Việc này giúp tách bạn bạn ra khỏi phông sau. Tạo cuộc họp trở nên bắt mắt, sáng tạo, giúp che dấu các bối cảnh lộn xộn, không phù hợp ở phía sau.

• • • Choose Virtual Background: Bạn có thể chọn sẵn các ảnh ở phía dưới của Zoom có sẵn. Ngoài ra bạn có thể sử dụng ảnh động hoặc thêm ảnh khác bằng dấu cách nhấp vào dấu cộng.

    • I have a green screen: Sau khi bạn tích vào, Zoom sẽ tự động phân tích và thay đổi các hình ảnh màu xanh lá cây thông qua video thành hình nền mới.

    • Mirror my video: Lật video đang quay theo chiều thuận của bạn. Hay nói cách khác, để cho hình ảnh đang phát giống như bạn đang soi gương.

• Chỉnh sửa âm thanh, lọc âm thanh – Micro
  

Tương tự như phần video, bạn sẽ thấy giao diện phần micro gồm 3 phần, nằm ở mũi tên cạnh nút “unmute/mute”

• • Select a Microphone: Chọn mic dùng để thu giọng, trò chuyện.

  • Select a Speaker: Chọn loa để phát âm thanh

  • Test speaker & Microphone: Kiểm tra lại âm thanh. Tại đây bạn sẽ nói thử, và Zoom sẽ thu và phát lại lời bạn vừa nói. Nếu bạn không nghe được hoặc nghe chập chờn thì do loa hoặc mic bạn bị hỏng, hoặc kết nối chưa chính xác.

  • Switch to Phone Audio: Nếu bạn đang dùng cả điện thoại lẫn máy tính, bạn có thể nhấp vào đây để sử dụng micro điện thoại.

  • Leave Computer Audio: Bỏ kết nối micro, loa với máy tính. Tức không sử dụng mic hay loa để nghe và nói chuyện cuộc họp nữa.

  • Audio Settings:

• Tại đây, bạn sẽ có thể chỉnh sửa cụ thể các chức năng trên một lần nữa chi tiết hơn. Đồng thời cài đặt mặc định cho lần sau kết nối cuộc họp.

• Phần advanced giúp bạn có thể chỉnh sửa các tuỳ chỉnh nâng cao. Ví dụ như lọc âm khi nói, giảm tiếng ồn, giảm vang,.. Đây là các bước giúp bạn chỉnh sửa

Bước 1: Nhấn vào Advanced

Bước 2: Phần Echo Cancellation đổi từ Auto sang Aggressive

2.2 Hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting trên điện thoại

Ở trên đã hướng khá cụ thể về cách sử dụng Zoom Meeting trên máy tính. Trong bài viết này Zoom sẽ tập trung hướng dẫn bạn làm quen với giao diện điện thoại. Điểm khác biệt lớn nhất trên phiên bản điện thoại, chính là người dùng có thể tham gia Zoom Meeting mà không cần phải đăng nhập tài khoản. Tuy nhiên, đây cũng sẽ đem lại nhiêu bất lợi cho người dùng nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật. Zoom Vietnam sẽ giải thích cụ thể chi tiết dưới đây

Dưới đây là giao diện chính của bản mobile (IOS)

2.2.1: Tạo phòng họp ngay (New Meeting)

Biểu tượng khá quen thuộc với bản máy tính. Tương tự với giao diện điện thoại, bạn cần làm theo hướng dẫn sử dụng Zoom Meeting. Bạn nhấp vào “Cuộc họp mới” trong phần menu chính “Gặp gỡ và trò chuyện” để tạo cuộc họp mới.

Tuỳ chọn trên di động ít hơn nên bạn chỉ có thể tắt/bật video. Ngoài ra có thể chọn ID phòng ngẫu nhiên hay phòng cá nhân trước khi bắt đầu.

2.2.2: Tham gia cuộc họp (Join)

Bạn nhấp vào “Tham gia” trong trang chính để có thể truy cập vào hệ thống trên. Tại đây cách sử dụng Zoom Meeting trên điện thoại tương tự với Zoom bản PC. Sau khi bạn điền đầy đủ các thông tin thì bạn có thể tham gia cuộc họp.

2.2.3: Lên lịch họp/ tổ chức phòng học qua Zoom (Schedule)

Tương tự các trường thông tin như Zoom bản PC, lên lịch phòng họp trên điện thoại có các thông tin tương tự. Bạn nhấp vào “Lịch biểu” trong phần trang chính. Sau khi bạn đầy đủ thì bạn sẽ lên lịch được cuộc họp của bạn.

2.2.4: Chia sẻ màn hình không cần tham gia cuộc họp (Share screen)

Bạn nhấp vào “chia sẻ màn hình” để có thể hiện giao diện như trên. Sau đó, bạn chỉ việc nhập Zoom Meeting ID là có thể truy cập được.

2.2.5 Hướng dẫn sử dụng các tính năng khác của Zoom Meeting trên điện thoại