HƯỚNG DẪN ĐỐI VỚI SINH VIÊN
I. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT, ĐĂNG NHẬP TÀI KHOẢN MCROSOFT TEAMS TRÊN MÁY TÍNH:
1. Những điều lưu ý khi sử dụng Microsoft Teams
Tài khoản đăng nhập là tài khoản truy cập nội bộ: đây là tài khoản do TTCNTT đã cấp cho người dùng trong trường. Tài khoản này được cấp để sử dụng xuyên suốt quá trình làm việc, giảng dạy học tập tại Trường Đại học PHENIKAA theo định hướng chính sách "Một tài khoản, một password" để tạo sự thuận tiện nhất đối với người dùng. Hiện tại, tài khoản nội bộ này đang được dùng để người dùng truy cập vào hệ thống wifi Staff trong khuôn viên trường, wifi KTX đối với sinh viên tại KTX, truy cập vào hệ thống thư viện số, thư viện mượn sách truyền thống, sử dụng truy cập hệ thống Microsoft 365 (Office 365 và Windows Enterprise bản quyền) và các hệ thống thông tin nội bộ mà Nhà trường sẽ phát triển trong tương lai.
Tài khoản truy câp nội bộ được TTCNTT chủ động tạo và gửi đến tài khoản email trường của các cá nhân đã được nhà trường tạo trước đó ngay sau khi là thành viên của Nhà trường (sau khi hoàn thành hợp đồng lao động đối với cán bộ, nhân viên và giảng viên; ngay sau khi nhập học thành công đối với sinh viên). TTCNTT chỉ tạo tài khoản khi có xác thực từ P. TCNS đối với giảng viên, cán bộ và nhân viên, xác thực từ P. ĐT hoặc P. CTSV đối với sinh viên. Do đó người dùng cần chú ý theo dõi email cá nhân đã được trường cấp để nhận thông tin.
Phần đăng nhập cần ghi đầy đủ đuôi @phenikaa-uni.edu.vn (đối với giảng viên); @st.phenikaa-uni.edu.vn (đối với sinh viên).
Ví dụ: Tài khoản truy cập nội bộ của bạn: abc123
⇨ Tài khoản đăng nhập Microsoft Teams là: abc123@phenikaa-uni.edu.vn (hoặc abc123@st.phenikaa-uni.edu.vn).
Video hướng dẫn đăng nhập và đổi mật khẩu tài khoản nội bộ :
Mật khẩu đăng nhập là mật khẩu tài khoản truy cập nội bộ không phải là mật khẩu Email. Khi gặp sự cố về tài khoản thì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TTCNTT thông qua ====>>>> Đường link hỗ trợ này.
Phần nhiều tài khoản sẽ do Trung tâm Công nghệ thông tin tạo tài khoản. Tuy nhiên, một số người dùng trước khi nhà trường đăng kí gói Microsoft 365 đã tự dùng email trường cấp để tạo tài khoản Office 365 cho giáo dục bao gồm: Microsoft Teams, one drive,…. Thì sẽ có lựa chọn như sau:
+ “Work or School account” và “Personal account”
⇨ Để sử dụng được những dịch vụ theo chính sách của nhà trường các bạn bắt buộc phải chọn: “Work or School account”. Thông báo này có thể hiển thị nhiều lần và trong tất cả trường hợp đó bạn đều phải chọn: “Work or School account”.
* Trường hợp bạn chưa bao giờ tự tạo tài khoản sẽ không hiển thị thông báo như trên.
2. Cài đặt và đăng nhập Microsoft Teams
2.1. Cài đặt Microsoft Team trên máy tính
Bước 1: Truy cập: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-teams/download-app
Bước 2: Bấm chọn “Tải xuống cho máy tính” => Bấm chọn “Tải xuống Teams”
Bước 3: Kích đúp vào file tải xuống => Chọn “Run”
Bước 4: Sau khi cài xong sẽ phần mềm MS Team trong PC của người dùng
2.2. Đăng nhập tài khoản Microsoft Teams trên máy tính
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams => Nhập thông tin đăng nhập => Chọn “Next”
Chú ý: Tên đăng nhập chính là tên tài khoản nội bộ đã nêu ở mục 1 ở trên.
Đối với GIẢNG VIÊN
Đối với SINH VIÊN
Bước 2: Nhập thông tin mật khẩu tài khoản truy cập nội bộ => Bấm “Sign in”
Chú ý: Mật khẩu: Tài khoản truy cập nội bộ. KHÔNG phải mật khẩu email
Giao diện Microsoft Teams sau khi bạn đăng nhập thành công
Tại giao diện này mặc định sẽ là ngôn ngữ Tiếng Anh, để chuyển đổi sang ngôn ngữ là Tiếng Việt cần thao tác lựa chọn đổi ngôn ngữ như sau:
Chọn 1 (thông tin tài khoản) => chọn 2 Setting
Tại Setting chọn “General” kéo chuột tìm tới mục “Language”.
Chọn ngôn ngữ Tiếng Việt => Bấm “Save and restart”
II. MS Team với các tính năng quản lý nội dung của lớp học
Sau khi bạn đã được thầy cô thêm vào lớp học thì bạn ngay lập tức trở thành thành viên của lớp học.
MS Team là một hệ tích hợp đồng bộ cả phần LMS (Learning Management System) và hệ thống tương tác trực tuyến Meet (Video conference) trên cùng một giao diện. Khi tham gia vào lớp học thì bạn sẽ có các tính năng như hình bên dưới
Trong đó:
(1). Kênh chung liên quan đến các thông tin tương tác của lớp như giảng viên như mở lớp trực tuyến, giao bài tập, ... Trên kênh này sinh viên không được chủ động tạo phòng họp Meet.
(2). Kênh này thường các giảng viên sẽ tạo ra cho phép sinh viên chủ động trao đổi ý kiến, tạo phòng họp Meet để thảo luận với nhau khi cần.
(3). Phần liên quan đến LMS bao gồm:
Posts: liên quan đến các thông tin, trao đổi, thảo luận, các mục phát sinh trong lớp học trên toàn bộ quá trình học theo thời gian. Các thầy cô và các em sinh viên có thể post trao đổi liên quan đến môn học tại đây bất kỳ khi nào mong muốn.
Files: nơi cung cấp tất cả các file tài liệu của các thầy cô và các em sinh viên tải lên để chia sẻ trong lớp. Các tài liệu tham khảo, bài giảng mà các thầy cô tải lên thông qua Upload Class Materials cũng sẽ lưu ở đây. Các em sinh viên có thể thông qua đây để tải tài liệu về máy tính cá nhân.
Class Notebook: là một ứng dụng đính kèm bộ Office 365 để có thể giúp các thầy cô và các em sinh viên xây dựng các ghi chú chi tiết hơn đến từng thành viên. Đây là một ứng dụng nâng cao nên TTCNTT không hướng dẫn chi tiết tại đây mà có thể sẽ ở trong phần hướng dẫn nâng cao khác trong tương lai.
Assignments: là phần để các thầy cô ra bài tập trên lớp, bài tập về nhà, các bài kiểm tra trên lớp, ... MS Team cung cấp các công cụ ra bài tập dạng Quiz, Form, text, ... Các em sinh sẽ nhận các bài tập, bài kiểm tra tại đây để thực hiện làm bài theo yêu cầu của các thầy cô đặt ra.
Grades: phần theo dõi, cho điểm các bài tập, bài kiểm tra đã giao ở phần Assignments.
III. THAM GIA LỚP HỌC TRỰC TUYẾN
Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Teams => chọn mục “Teams” (1) và chọn lớp vào học (2).
Sau khi bạn chọn lớp để học thì sẽ có 2 trường hợp sau xảy ra:
Trường hợp 1: Sau khi bạn chọn lớp học mà không thấy xuất hiện chỗ để nhấn “Join” đề bắt đầu buổi học như hình ảnh bên dưới thì lúc đó bạn hãy vui lòng đợi chút để thầy cô bắt đầu mở lớp học.
Trường hợp 2: Sau khi bạn chọn lớp học mà thấy có bảng Meeting in “General” như hình thì bạn làm theo bước tiếp theo.
Trường hợp 3: Nếu thầy cô đã lập lịch từ trước thì bạn vào mục Calendar trong lớp, xem lịch học đã được lập tại đó, nhấn vào lịch để tham gia lớp.
Bước 2: Nhấn chọn “Join” để bắt đầu vào buổi học.
Bước 3: Điều chỉnh lựa chọn thiết bị âm thanh, mic và camera (Bạn chỉ phải chỉnh thông số khi lần đầu tiên tham gia lớp học, những lần tham gia sau bạn chỉ cần nhấn “Join now” để bắt đầu buổi học).
(1). Gạt để bật/tắt camera trước khi vào lớp học trực tuyến
(2). Lựa chọn để sử dụng audio tùy theo tình hình thiết bị của bạn. Thông thường thì tick chọn dùng thiết bị audio sẵn có của máy tính của bạn.
(3). Nếu PC của bạn có lắp thêm một số thiết bị cắm rời như webcam rời, tai nghe rời, mic ngoài, loa ngoài thì chọn phần này để lựa chọn thiết bị thu/xuất.
(1). Audio devices : lựa chọn thiết bị âm thanh sử dụng nếu cắm thêm nhiều loại.
(2). Speaker: thiết bị phát âm thanh và âm lượng.
(3). Microphone: thiết bị mic thu giọng nói.
(4). Camera: thiết bị thu hình ảnh.
Bước 4: Sau khi đã điều chỉnh tất cả thì bạn nhấn “Join now” để vào phòng học và bắt đầu buổi học.
IV. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG QUÁ TRÌNH THAM GIA LỚP HỌC TRỰC TUYẾN
1. Hiển thị danh sách, chat và chia sẻ tài liệu :
Để hiển thị danh sách thành viên đang tham gia lớp học thì bạn nhấn vào biểu tượng và danh sách thành phần tham gia lớp sẽ xuất hiện ở bên phải như trong ảnh bên dưới:
Biểu tượng
Ngoài ra bạn nhấn vào biểu tượng để chat hoặc gửi tài liệu (bạn chỉ cần kéo tài liệu cần share và thả vào phần chat và nhấn Enter) cho thầy cô và các bạn sinh viên khác.
Biểu tượng
2. Tương tác cơ bản trong lớp
Nếu thầy cô điểm danh hoặc bạn muốn phát biểu hay có các tương tác khác mà muốn xin phép thầy, cô được thực hiện trong buổi học bạn có thể ấn vào "biểu tượng" (1). Ở đây có các động tác cơ bản để bạn có thể tương tác với thầy cô và các sinh viên khác (2).
Biểu tượng
Trong quá trình học tập nếu bạn muốn bật hay tắt camera/mic hoặc kết thúc buổi học thì nhấn vào "biểu tượng" tương ứng trên cùng bên phải.
Biểu tượng
3. Chia sẻ màn hình:
Ngoài ra khi đang học, bạn muốn chia sẻ màn hình hoặc tài liệu bài tập liên quan đến bài học và được sự cho phép của thầy cô đang giảng dạy thì bạn nhấn vào "biểu tượng" và lựa chọn như hình ảnh dưới đây theo nhu cầu chia sẻ của bạn.
Biểu tượng
Trong quá trình chia sẻ mà bạn muốn chia sẻ cả âm thanh trên máy tính của mình thì bạn bật tính năng “Include computer sound” (tính năng này thường xuyên sử dụng cho các trường hợp share nội dung video có âm thanh hay các file âm thanh, ...).
Bạn sẽ có 3 lựa chọn (1) (2) và (3) chia sẻ màn hình sau:
+ (1) Screen: Chia sẻ màn hình máy tính của bạn, với thao tác này sẽ chia sẻ toàn bộ hình ảnh trên màn hình của bạn bao gồm mọi thao tác. Lựa chọn tính năng này khi bạn muốn chia sẻ mọi thao tác bạn làm trên máy tính của mình.
+ (2) Window: Chia sẻ 1 cửa sổ phần mềm bạn đang sử dụng chẳng hạn như: trình duyệt, word, excel, … Các cửa sổ này là toàn bộ các cửa sổ bạn đang mở trên máy tính của mình. Do đó bạn phải bật sẵn các cửa sổ mà bạn muốn chia sẻ lên trước.
+ (3) Microsoft Whiteboard: Chia sẻ 1 tầm bảng trắng mà bạn có thể viết hay vẽ hình ảnh nhờ nhiều công cụ hỗ trợ có sẵn lên tấm bảng đó khi thầy cô cho phép
V. Tải file ghi hình và tài liệu liên quan đến buổi học:
Nếu buổi học có Recording lại thì để tải file ghi hình bạn ra màn hình chính của Microsoft Team chọn mục “Teams” (1) sau đó ấn "Download" (2) đoạn video đã ghi hình. Sau khi download xong thì chọn mục “File” (3).
Cửa sổ “File” mở ra bạn chọn mục “Downloads” (4) sẽ xuất hiện các bản ghi hình bạn tải xuống. Để mở folder lưu các bản ghi hình bạn đã download, bạn chon “Open Downloads Folder” (5).
Còn bạn muốn xem lại phần ghi chú và tải các tài liệu thầy cô đã chia sẻ thì bạn nhấn chọn mục “Teams” (1) ở màn hình chính và chọn lớp học (2).
Sau đó bạn ấn vào dòng chữ xanh “…replies from you” để mở các mục tài liệu và ghi chú có trong buổi giảng dạy.
VI. Hướng dẫn xử lý một số lỗi liên quan đến đăng nhập MS Teams
Trong một số trường hợp sau khi đăng nhập thành công thì phát sinh lỗi như sau:
Nguyên nhân của lỗi này có thể do các nguyên nhân sau:
Đăng nhập nhiều tài khoản của các tổ chức khác nhau;
Đăng nhập nhiều tài khoản cá nhân tự tạo khác nhau;
Dẫn đến máy tính bị lỗi cache trạng thái đăng nhập trên Windows đối với MS Teams. Để xử lý lỗi này TTCNTT đã xây dựng một mini tool hỗ trợ với các thao tác theo các bước sau:
Bước 1: tải về file "XoaCacheWinChoTeams.bat" theo link sau đây: Bấm vào đây để tải mini tool
Bước 2:
- Chọn mục Setting trên Windows:
- Chọn Accounts => Access work or school
- Disconnect tất cả các tài khoản có ở đây.
Bước 3: Chạy file: "XoaCacheWinChoTeams.bat" vừa tải về bằng cách click đúp, nếu Windows hiện ra cửa số "Windows protected your PC" thì chọn: "More info", sau đó chọn: "Run anyway" như hình bên dưới.
Bước 4: Khởi động lại máy (restart) mới có thể áp dụng được hiệu ứng
