Mục Lục

Lưu ý: Sau khi Thầy, Cô đã tạo lớp trực tuyến thành công và các sinh viên bắt đầu tham gia lớp học. Dưới đây là một số các thao tác cơ bản Thầy, Cô cần quan tâm sau đây.

1. Thay đổi hình nền

Để thay được hình nên có một số lưu ý sau:

• Bặt buộc phải cài ứng dựng Microsoft Teams mới có thể thay được hình nền.

• Bắt buộc mở camera mới có thể thay được hình nền

• Nếu mở Microsoft Teams trên trình duyệt không thể thay hình nền được.

Cách 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams lên sau đó làm theo số thứ tự như hình bên dưới.

• (1) Mở camera lên.

• (2) Click chọn biểu tượng hình nền.

• (3) Chọn hình nền.

Cách 2: Thầy, Cô mở ứng dụng và vào lớp học, để thay hình nền Thầy, Cô làm theo số thứ tự như trong hình bên dưới.

• (1) Click chọn dấu 3 chấm

• (2) Chọn Apply background effects

• Sau đó Thầy, Cô chọn hình nền muốn thay

2. Điều chỉnh thông số kỹ thuật mic, âm thanh và camera(Nếu các thiết bị đã hoạt động tốt thì Thầy, Cô có thể bỏ qua bước này)

• Thầy, Cô đã tạo lớp học trên máy tính thì sẽ có giao diện như hình ảnh bên dưới.

• Nếu phần âm thanh và hình ảnh mà chưa ưng ý theo lựa chọn của Thầy, Cô thì để điều chỉnh thiết bị âm thanh, mic và camera thì Thầy, Cô nhấn vào biểu tượng ba chấm (...) (1) và chọn mục Device setting (2).

• Sau khi click vào Device settings phần mềm sẽ mở ra của sổ cài đặt bên dưới (tương tự như đã hướng dẫn ở phần cài đặt lúc tạo lớp trực tuyến)

(1) Audio devices : chọn devices thiết bị âm thanh sử dụng

(2) Speaker: chọn thiết bị phát âm thanh Thầy, Cô sử dụng và âm lượng lớn nhỏ

(3) Microphone: chọn thiết bị mic thu giọng nói Thầy, Cô sử dụng

(4) Camera: chọn thiết bị thu hình ảnh Thầy, Cô sử dụng

• Trong quá trình giảng dạy nếu Thầy, Cô muốn bật hay tắt camera/mic hoặc kết thúc buổi học thì nhấn vào các biểu tượng tương ứng ở trên cùng bên phải như hình bên dưới.

3. Điều chỉnh quyền tham gia lớp học

• Điều chỉnh quyền tham gia lớp học của sinh viên và khách. Thầy, Cô nhấm vào biểu tượng (1) và chọn mục Meeting options (2) sau đó chọn mục thích hợp ở phần Who can bypass the lobby? (3) như hình ảnh dưới đây theo nhu cầu của Thầy, Cô. 

(4) Everyone: Mọi người.

(5) People in my organization, trusted organization, and guests: Người trong tổ chức của tôi, các tổ chức đáng tin cậy, và khách.

(6) People in my organization and guests: Những người trong tổ chức của tôi và khách.

(7) People in my organization: Mọi người trong tổ chức của tôi.

(8) Only me: Chỉ mình tôi.

(9) Always let callers bypass the lobby: Luôn cho phép người gọi bỏ qua phòng đợi.

(10) Announce when callers join or leave: Thông báo khi người gọi tham gia hoặc rời khỏi

4. Hiển thị danh sách, chat và chia sẻ tài liệu

• Để Thầy, Cô có thể xem được những sinh viên đang tham gia lớp học thì Thầy, Cô nhấn vào biểu tượng như trong khung đỏ và danh sách thành phần tham gia lớp sẽ xuất hiện ở bên phải như trong ảnh bên dưới:

Ngoài ra Thầy, Cô nhấn vào biểu tượng chat hoặc gửi tài liệu (Thầy, Cô chỉ cần kéo tài liệu cần share và thả vào phần chat và nhấn Enter) cho sinh viên.

5. Ghi hình buổi học và lưu trữ file ghi hình

• Thầy, Cô tham gia lớp học muốn ghi hình lại buổi học để làm tư liệu thì Thầy, Cô làm theo hướng dẫn sau:

+ Nhấn vào biểu tượng ... (1). Chọn “Start recording” (2) để bắt đầu ghi hình.

+ Biểu tượng ghi hình sẽ xuất hiện và bắt đầu ghi hình như hình ảnh.

+ Sau khi buổi học kết thúc để dừng ghi hình Thầy, Cô lại ấn vào biểu tượng ... (1) và chọn Stop recording (2). Trong trường hợp buổi học diễn ra trong thời gian dài Thầy, Cô sẽ mất một khoảng thời gian chờ đợi sau khi Stop recording để có thể xem lại và download file video về. 

• Để tải file ghi hình Thầy, Cô và sinh viên ra màn hình chính của Microsoft Team chọn mục Teams (1) sau đó ấn download (2) đoạn video đã ghi hình. Sau khi download xong thì chọn mục “File” (3).

• Cửa sổ “File” mở ra Thầy, Cô chọn mục “Downloads” (4) sẽ xuất hiện các bản ghi hình Thầy, Cô tải xuống. Để mở folder lưu các bản ghi hình Thầy, Cô đã download, Thầy, Cô chọn “Open Downloads Folder” (5).

6. Điều chỉnh mic/camera và remove sinh viên

• Trong quá trình học Thầy, Cô muốn tắt mic của một sinh viên bất kỳ thì Thầy, Cô vào nhấn vào biểu tượng ... bên cạnh tên của sinh viên muốn tắt và nhấn vào Mute participant.

• Còn Thầy, Cô muốn tắt mic của tất cả sinh viên nếu sinh viên làm ồn hoặc có lời nói không phù hợp thì Thầy, Cô nhấn vào “Mute all” như hình bên dưới

• Ngoài ra Thầy, Cô có thể bật hoặc tắt camera/mic của sinh viên hay của khách nếu thấy cần thiết trong quá trình giảng dạy bằng cách nhấn vào biểu tượng ... bên cạnh tên của sinh viên muốn bật tắt và chọn mục “Make a attandee” để chuyển sinh viên đó sang chế độ khách, sau đó lại nhấn vào biểu tượng ... và chọn các mục tương ứng (1) (2) (3) (4) (Sinh viên vẫn có quyền tự bật tắt mic/camera của mình):

(1)  Disable mic : tắt mic.

(2)  Disable camera: tắt camera..

(3)  Allow mic: bật mic.

(4)  Allow camera: mở camera.

• Còn nếu Thầy, Cô muốn bật hoặc tắt mic/camera của sinh viên và khách mà người đó không có quyền tự bật hoặc tắt mic/camera của mình thì Thầy, Cô nhấn vào biểu tượng ... (1), chọn Meeting options (2) và chọn lựa chọn mục (3) (4) (5) thích hợp rồi nhấn Save (6) để lưu lại cấu hình.

(3) Allow mic for attendess?: Cho phép micro đối với người tham dự?

(4) Allow camera for attendess?: Cho phép camera đối với người tham dự?

(5) Allow reactions: Cho phép tương tác.

• Trong quá trình giảng dạy nếu sinh viên nào làm ồn hay có những hành động và lời nói không phù hợp trong buổi học Thầy, Cô có thể đẩy sinh viên đó ra khỏi phòng bằng cách nhấn vào biểu tượng ... bên cạnh tên của sinh viên muốn đẩy khỏi phòng học và chọn Remove from meeting.

7. Chia sẻ màn hình máy tính trên phần mềm  microsoft teams

Bước 1: 

1- Chia sẻ toàn mình (tính năng này sẽ chia sẻ toàn bộ những gì quý Thầy, Cô đang mở trên màn hình máy tính).

• (1) Click vào biểu tượng chia sẻ màn hình hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + E

• (2) Nếu Thầy, Cô và các bạn muốn chia sẻ âm thanh trên máy tính thì bật tính năng Include computer sound. (tính năng này thường xuyên sử dụng cho các trường hợp share bài giảng video có âm thanh, ...)

• (3) Nếu Thầy, Cô và các bạn chỉ muốn chia sẻ màn hình máy tính thì chọn content only 

• (4) Nếu Thầy, Cô và các bạn muốn vừa chia sẻ màn hình, vừa xem các thao tác và hình ảnh của mình trên lớp học thì chọn Standout.

• (5) Cuối cùng Thầy, Cô và các bạn chọn Screen để chia sẻ toàn bộ màn hình máy tính của mình.

2- Chia sẻ cửa sổ (Tính năng cho phép chia sẻ chỉ 1 cửa sổ nào đó Thầy, Cô đã mở trên mà hình máy tính).

• (1) Click vào biểu tượng chia sẻ màn hình hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + E.

• (2) Chọn mục Window.

• (3) Mở tính năng chia sẻ âm thanh trên cửa sổ Include computer sound.

• (4) Chia sẻ cửa (trong ảnh bên dưới là ví dụ khi chia sẻ file powerpoint).clusdde ưd com(d(pute sdsdr sound

Bước 2: 

• Để dừng chia sẻ màn hình Thầy, Cô và các Bạn click vào biểu tựng Stop presenting như hình bên dưới.

8. Chia sẻ bảng trắng trên phần mềm microsoft teams

Bảng trắng sử dụng để giải thích bài giảng hoặc trình bày ý tưởng của giảng viên và sinh viên

Bước 1: Quý Thầy, Cô làm theo số thứ tự như hình bên dưới

• (1) Thầy, Cô chọn biểu tượng chia sẻ

• (2) Sau đó chọn biểu tượng hình cái bảng có tên là Whiteboard. 

Bước 2: Tính năng của các công cụ trên bảng trắng

• (1) Tính năng di chuyển chữa viết, note, text, các hình vẽ trên bảng tới vị trí khác.

• (2) Cây bút dùng để viết lên bảng, Thầy, Cô có thể chọn các màu bút có sẵn trên bảng.

• (3) Bút tẩy

• (4) Ngoài viết bằng bút Thầy, Cố có thể viết bằng text

• (5) Note (ghi chú)

• (6) Lấy các hình cơ bản có sẵn như: hình tròn, vuông, tam giác, ...

• (7) Thầy có sử dụng tính năng này để quay lại các thao tác trước đó đã thực hiện.

• (8)  Để sử dụng nhiều tính năng của bẳng trắng hơn Thầy, Cô và các Bạn có thể cài app để sử dụng.

• (9) Dừng chia sẻ bảng trắng.

Ngoài ra Thầy, Cô có thể cài apps trên windowns để sử dụng bảng trắng thuận tiện hơn.

(1) Trên bảng trắng Thầy, Cô click chọn Open in app

(2) Chọn Get the Windowns app để cài apps và sử dụng.

Sau khi cài apps xong Thầy, Cô chọn Open the app như ảnh bên dưới.

Bảng trắng trong apps có nhiều tính năng và có thể thấy file bảng trước của Thầy, Cô.

• (1) add ảnh vào bảng

• (2) add các file word, pdf, powerPoint cùng 1 lúc vào bảng để trình bày.

9. Tạo ghi chú

• Thầy, Cô click vào mục Meeting notes và Thầy, Cô ghi lại các điều cần chú ý trong bài giảng.

• Để xem lại phần ghi chú cũng như các tài liệu Thầy, Cô đã chia sẻ thì Thầy, Cô nhấn chọn mục Teams (1) ở màn hình chính và chọn lớp học (2).

• Sau đó Thầy, Cô ấn vào dòng chữ xanh …replies from you để mở các mục tài liệu và ghi chú có trong buổi giảng dạy.

10. Điểm danh sau từng buổi học

•  Ngoài ra sau khi kết thúc buổi học Thầy, Cô có thể điểm danh nhanh sinh viên đã tham gia lớp học bằng nhấn tải file “Attendance report”. Sau khi tải xong Thầy, Cô mở thư mục Downloads sẽ có files ”meetingAttendanceReport(General).csv” và Thầy, Cô mở bằng excel là có thể xem nội dung.

Với nội dung của file “Attendance report” các Thầy, Cô sẽ có các thông tin của từng thành viên tham gia lớp học trực tuyến tham gia vào thời gian nào, rời đi vào lúc nào, dự lớp trong bao lâu, ... Như vậy đây là thông tin hỗ trợ rất tốt cho quá trình điểm danh sinh viên.

11. CHIA phòng trong quá trình dạy online

Trong quá trình giảng dạy, đặc biệt là các Thầy, cô đẩy mạnh quá trình Active Learning trong quá trình giảng dạy thì sẽ có nhu cầu chia nhóm các sinh viên tự thảo luận với nhau, hay quá trình cần kiểm tra vấn đáp riêng từng sinh viên hay nhóm sinh viên.

Trong quá trình học offline các sinh viên có thể ngồi nhóm lại với nhau để thảo luận, nhưng trên lớp học online nếu không chia thành các phòng riêng thì việc trao đổi nhóm không thể diễn ra được. Nếu các sinh viên tự thoát lớp để tạo thành các nhóm riêng thì việc quay lại lớp chính hay quá trình điều phối của giảng viên sẽ không thuận tiện và mất thời gian.

MS Team cho phép việc chia thành các phòng học nhỏ trong phòng học trực tuyến lớn.

Lưu ý: Thầy, Cô vào lớp học trực tuyến, sau đó mới thực hiện các hướng dẫn ở mục này.

Bước 1: Chia phòng nhỏ trong phòng họp.

Click vào Breakout rooms như trong khung màu đỏ hình bên dưới để tạo room 

• Tạo các phòng nhỏ

+ (1) Nếu Thầy, Cô chọn Automatically: 

** Thầy, Cô chỉ tạo 1 phòng nhỏ thì phần mềm sẽ tự động thêm tất cả sinh viên vào phòng nhỏ luôn không cần Thầy, Cô tích chọn.

** Thầy, Cô tạo 2 hoặc nhiều Room thì phần mềm sẽ tự động chia đều và ngẫu nhiên các sinh viên vào các phòng nhỏ mà Thầy, Cô đã tạo (vd: lớp của Thầy, Cô có 20 sinh viên. Thầy, Cô tạo 4 Room khi chọn Automatically thì phần mềm sẽ tự động tính 20/4 = 5 và chia 5 sinh viên vào 1 phòng nhỏ). 

+ (2) Nếu Thầy, Cô chọn Manually phần mềm sẽ không tự động thêm sinh viên vào phòng nhỏ mà Thầy, Cô phải tick chọn sinh viên rồi thêm vào các phòng nhỏ tương ứng nào mà Thầy, Cô mong muốn.

+ (3) Create rooms để tạo phòng, lặp lại nhiều lần để tạo nhiều phòng nhỏ khác.

• Đổi tên Phòng nhỏ.

Khi tạo phòng nhỏ xong phần mềm sẽ tự động đặt tên "Room 1 đến Room n", do vậy để đổi tên phòng nào thì chọn phòng đó sau đó làm theo các số thứ tự như hình bên dưới:

+ (1) Click chọn More options (dấu ...)

+ (2) sau đó chọn Rename room 

+ (3) Rồi chọn đổi tên ở của sổ Rename "Room 1(n)"

Bước 2: Assign sinh viên vào Phòng nhỏ. 

• Để assign sinh viên vào phòng nhỏ nào thầy, cô làm theo các bước như hình bên dưới. (ở Bước 1 chọn Manually thì làm theo hướng dẫn này, Nếu Bước 1 chọn Automatically  thì bỏ qua)

+ (1) Thầy, Cô click vào hình tam giác nhỏ như khung màu đỏ trong hình bên dưới.

+ (2) Sau đó tích chọn sinh viên

+ (3) Tiếp đến là click vào Assign 

+ (4) Cuối cùng chọn Phòng nhỏ mà Thầy, Cô muốn Assign sinh viên vào.

• Sau khi assign sinh viên vào phòng nhỏ Thầy, Cô phải mở phòng này lên (mặc định các Phòng nhỏ được tạo ra ở trạng thái closed), Thực hiện các bước như hình bên dưới để mở phòng nhỏ lên.

+ (1) Click vào More option (dấu ...)

+ (2) Sau đó chọn Open room

+ Open room thành công sẽ có trạng thái có chữ OPEN màu xanh như hình bên dưới.

• Sau khi mở phòng thành công, thầy cô có thể join phòng nhỏ này để trao đổi với sinh viên trong phòng đó. Thầy, Cô làm theo thứ tự như hình bên dưới.

• Sau khi Thầy, Cô click vào join room thì ứng dụng MS Teams sẽ mở thêm 1 của sổ mới, lúc này ta có 2 cửa sổ teams: 1 là của sổ phòng họp lớn, 2 là cửa sổ phòng nhỏ. Các thầy cô có thể chuyển đổi ra vào giữa phòng nhỏ và phòng lớn thì thầy cô thao tác theo hình bên dưới.

+ (2)  Cửa sổ phòng nhỏ để Thầy, Cô trao đổi riêng với nhóm sinh viên trong phòng nhỏ này.

+ (1) Cửa sổ phòng chính, Thầy, Cô muốn quay lại phòng lớn để trao đổi với các sinh viên đang ở bên ngoài thì click vào Resume. Khi đó Thầy, cô sẽ được chuyển đến cửa sổ phòng họp lớn để trao đổi với các sinh viên còn ở bên ngoài phòng, khi đó trong phòng nhỏ lại có nút Resume, nếu thầy cô muốn chuyển lại phòng nhỏ thì đến cửa số phòng nhỏ bấm nút Resume. Muốn ra khỏi phòng nhỏ mà không muốn quay lại thì thầy cô ở phòng nhỏ ấn nút Leave, khi đó thầy cô muốn vào lại phòng nhỏ thì phải Join lại.

Bước 3: Unassigned sinh viên khỏi phòng nhỏ ( mời sinh viên ra phòng họp lớn), thầy cô làm theo các bước ảnh bên dưới.

+ (1) Tích chọn tài khoản của sinh viên

+ (2) Click vào Assign sau đó xuất hiện (3) Unassigned thì Thầy co click vào để remove sinh viên ra khỏi phòng nhỏ ra phòng chính.

Khi không còn một thành viên nào trong phòng nhỏ thì phòng nhỏ sẽ tự động Closed, và các thầy, cô có thể chọn đến phòng nhỏ, chọn More option (dấu ...) để xóa phòng nhỏ khi muốn.