I. CÀI ĐẶT, ĐĂNG NHẬP TÀI KHOẢN MS TEAMS TRÊN MÁY TÍNH

1. Những điều lưu ý khi sử dụng Microsoft Teams:

• Tài khoản đăng nhập là tài khoản truy cập nội bộ: đây là tài khoản do TTCNTT đã cấp cho người dùng trong trường. Tài khoản này được cấp để sử dụng xuyên suốt quá trình làm việc, giảng dạy học tập tại Trường Đại học PHENIKAA theo định hướng chính sách "Một tài khoản, một password" để tạo sự thuận tiện nhất đối với người dùng. Hiện tại, tài khoản nội bộ này đang được dùng để người dùng truy cập vào hệ thống wifi PHENIKAA trong khuôn viên trường, wifi KTX đối với sinh viên tại KTX, truy cập vào hệ thống thư viện số, thư viện mượn sách truyền thống, sử dụng truy cập hệ thống Microsoft 365 (Office 365 và Windows Enterprise bản quyền) và các hệ thống thông tin nội bộ mà Nhà trường sẽ phát triển trong tương lai.

• Tài khoản truy câp nội bộ được TTCNTT chủ động tạo và gửi đến tài khoản email trường của các cá nhân đã được nhà trường tạo trước đó ngay sau khi là thành viên của Nhà trường (sau khi hoàn thành hợp đồng lao động đối với cán bộ, nhân viên và giảng viên; ngay sau khi nhập học thành công đối với sinh viên). TTCNTT chỉ tạo tài khoản khi có xác thực từ P. TCNS đối với giảng viên, cán bộ và nhân viên, xác thực từ P. ĐT hoặc P. CTSV đối với sinh viên. Do đó người dùng cần chú ý theo dõi email cá nhân đã được trường cấp để nhận thông tin.

• Phần đăng nhập cần ghi đầy đủ đuôi @phenikaa-uni.edu.vn (đối với giảng viên); @st.phenikaa-uni.edu.vn (đối với sinh viên).

Ví dụ: Tài khoản truy cập nội bộ của người dùng là: abc123

⇨ Tài khoản đăng nhập Microsoft Teams là: abc123@phenikaa-uni.edu.vn (hoặc abc123@st.phenikaa-uni.edu.vn).

• Mật khẩu đăng nhập là mật khẩu tài khoản truy cập nội bộ không phải là mật khẩu Email. Khi gặp sự cố về tài khoản thì có thể yêu cầu hỗ trợ từ TTCNTT thông qua ====>>>> Đường link hỗ trợ này.

• Phần nhiều tài khoản sẽ do Trung tâm Công nghệ thông tin tạo tài khoản. Tuy nhiên, một số người dùng trước khi nhà trường đăng kí gói Microsoft 365 đã tự dùng email trường cấp để tạo tài khoản Office 365 cho giáo dục bao gồm: Microsoft Teams, one drive,…. Thì sẽ có lựa chọn như sau:

⇨ Trong đó có hai lựa chọn: “Work or School account” và “Personal account”. Để sử dụng được những dịch vụ từ MS 365 theo chính sách của Trường Đại học PHENIKAA thì người dùng bắt buộc phải chọn: “Work or School account” mỗi khi có lựa chọn này hiện ra.

⇨ Trường hợp bạn chưa bao giờ tự tạo tài khoản cá nhân thông qua email của trường thì sẽ không hiển thị thông báo như trên.

2. Cài đặt và đăng nhập Microsoft Teams:

2.1. Cài đặt Microsoft Team trên máy tính

• Bước 01: Truy cập: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-teams/download-app .

• Bước 02: Bấm chọn “Tải xuống cho máy tính” => Bấm chọn “Tải xuống Teams”.

2.2. Đăng nhập tài khoản Microsoft Teams trên máy tính:

• Bước 01: Mở ứng dụng Microsoft Teams => Nhập thông tin đăng nhập.

• Chú ý: Tên đăng nhập chính là tên tài khoản nội bộ đã nêu ở mục 1 ở trên.

• Bước 2: Nhập thông tin mật khẩu tài khoản truy cập nội bộ => Bấm “Sign in”. Chú ý: đọc kỹ lưu ý ở mục 1 ở trên để có thông tin đăng nhập chính xác.

Giao diện Microsoft Teams sau khi bạn đăng nhập thành công:

Tại giao diện này mặc định sẽ là ngôn ngữ Tiếng Anh, để chuyển đổi sang ngôn ngữ là Tiếng Việt cần thao tác lựa chọn đổi ngôn ngữ như sau:

- Chọn 1 (thông tin tài khoản) => chọn 2 Setting .

- Tại Setting chọn “General” kéo chuột tìm tới mục “Language”.

Chọn ngôn ngữ Tiếng Việt => Bấm “Save and restart”.

II. HƯỚNG DẪN TẠO LỚP VÀ QUẢN LÝ LỚP

Lưu ý: TT CNTT khuyến cáo các Giảng viên sử dụng MS Team để giảng dạy thì nên sử dụng trên máy tính và cài App Microsoft Teams không nên dùng trực tiếp trên trình duyệt. Các trường hợp cần dùng trên trình duyệt thì TT CNTT có khuyến cáo từng trường hợp cụ thể.

1. Tạo lớp học trực tuyến bằng trình duyệt

• Để tạo lớp học có thể tạo cả trên Apps lẫn trên trình duyệt. Tuy nhiên có một vấn đề kỹ thuật là việc thêm thành viên vào lớp về mặc định MS Team chỉ cho thêm thủ công từng tài khoản. Với những lớp học đông sinh viên, việc thêm thủ công này sẽ rất mất thời gian. Do đó TTCNTT đưa ra phương pháp tạo lớp và thêm thành viên hàng loạt và yêu cầu để thực hiện được điều này là phải sử dụng sử dụng bằng trình duyệt Google Chrome trên máy tính (trên google chrome mới có công cụ cho phép hỗ trợ thêm tính năng thêm danh sách thành viên hàng loạt cho lớp).

Sau khi hoàn thành bước này là đã tạo xong 01 lớp học với bộ môn học mà Thầy/Cô muốn giảng dậy chọn Next để chuyển bước tiếp theo sẽ thêm thành viên vào lớp (sinh viên hoặc giảng viên cùng giảng dạy, trợ giảng, giáo vụ, ...).

Sau khi gõ tài khoản của thành viên vào ô tìm kiếm hệ thống sẽ tự tìm tài khoản thành viên là những tài khoản đã có trong hệ thống quản lý người dùng của Trường do TTCNTT phát triển và quản lý. Mỗi thành viên mới vào trường: cán bộ giảng viên đã được xác nhận từ P. TCNS, sinh viên được xác nhận từ P. ĐT, P. CTSV thì sẽ đều được tạo tài khoản nội bộ và gửi thông tin đến email trường của cá nhân đã được Nhà trường tạo trước đó. Những tài khoản không được tìm thấy chứng tỏ chưa được Nhà trường xác nhận.

Sau khi tạo xong lớp nhưng cần bổ sung thêm sinh viên vào lớp đã có sẵn thì thực hiện các bước như sau:

Theo mặc định thì MS Team chỉ cho phép thêm thủ công từng thành viên vào lớp. Điều này hạn chế khi mà lớp có nhiều thành viên cần thêm. Do đó Trung tâm CNTT hướng dẫn cách thêm thành viên với những lớp học có số lượng nhiều thành viên.

Sử dụng “Add-in Refined Microsoft Teams” để thêm nhiều sinh viên vào nhóm. Link tải phần mềm:

https://chrome-stats.com/d/bipffdldhfhcecjhcgklheahpkocojfk/download.

(Lưu ý: Phương pháp này chỉ áp dụng khi sử dụng Microsoft Teams trên tình duyệt web Google Chrome trên máy tính).

Sau bước 4 chúng ta tiến hành kiểm tra trình duyệt Chrome để biết được đã cài đặt thành công Add-in Refined Microsoft Teams chưa:

Trở về MS Team trên trình duyệt Chrome để thêm Sinh viên vào lớp: Chọn lớp đã tạo trước đó để thêm Sinh viên (Ví dụ ở đây TT CNTT tiến hành thêm Sinh viên vào lớp “Tin học đại cương 2” ).

Khi đã cài đặt thành công Refined Microsoft Team: Nếu muốn thêm Sinh viên vào lớp chọn Students hoặc thêm giảng viên vào lớp chọn Teachers.

Sau khi thêm Sinh viên/Giảng viên vào lớp học thành công. Kiểm tra lớp học xem đã thêm thành công chưa như sau: Vào lớp học hiện đã tạo chọn dấu (…) 🡪 Manage team.

Như trên là Thầy/Cô đã tạo xong lớp học và thêm được Giảng viên Trợ giảng/Sinh viên vào lớp. Việc sử dụng MS Teams về sau TT CNTT khuyến cáo sẽ sử dụng trên App.

2. Tạo lớp học trực tuyến bằng apps MS Teams:

Giao diện đăng nhập thành công: ở đây sẽ hiển thị danh sách các lớp mà Thầy/Cô đã tạo hoặc được tham gia.

Để thực hiện một buổi dạy học trực tuyến với một lớp đã được tạo trước đó thầy cô nhấn chọn lớp để mở vào lớp (Ví dụ ở đây là lớp “Tin học đại cương 2”).

Sau khi chọn lớp, thầy cô muốn thực hiện mở lớp tương tác trực tuyến thì tại giao diện của lớp chọn Meet để bắt đầu tạo ra lớp học trực tuyến ngay hoặc là chọn vào mũi tên bên cạnh chữ Meet để hiển thị lựa chọn học ngay hay lên lịch của các buổi học.

• Nếu lựa chọn "Meet now" thì sẽ bắt đầu tạo ra lớp học trực tuyến ngay.

• Nếu lựa chọn "Schedule a meeting" thì sẽ lập một lịch các lớp học trực tuyến trên lịch của lớp (Phần này sẽ hướng dẫn ở phần sau).

2.1. Tạo lớp học trực tuyến để học ngay

Nếu bắt đầu một lớp học trực tuyến thì giao diện ban đầu hiện ra như sau:

Trong đó:

(1). Tiêu đề của buổi học, ví dụ: môn học "Ngôn ngữ lập trình C", có buổi học hôm nay dạy về "vòng lặp for" thì có thể đặt tiêu đề buổi học là "Ngôn ngữ lập trình C: Vòng lặp for"

(2). Vùng cài đặt cho camera. Cho phép bật hay tắt camera trước khi vào lớp

(3). Vùng điều chỉnh âm thanh: cho phép điều chỉnh xem sử dụng loại âm thanh nào đang kết nối với máy tính, điều chỉnh âm lượng.

(4). Nút hình bánh răng: đây là nút cho phép có những điều chỉnh nâng cao về phần thiết bị nhất là trong trường hợp người dùng cắm thêm thiết bị ngoại vi như camera rời, micro rời, tai nghe, loa ngoài, ... thì có thể điều chỉnh lựa chọn các thiết bị đó ở. Lưu ý: Nếu thiết bị sử dụng là PC không sử dụng thêm thiết bị cắm ngoài nào (camera, tai nghe, ...) mà chỉ dùng các thiết bị tích hợp có sẵn thì bỏ qua bước này. Ngược lại nếu sử dụng thêm các thiết bị cắm ngoài phụ trợ (tai nghe, camera, ...) cho việc giảng dậy thì phải thực hiện bước này để chọn thiết bị tương ứng như hình bên dưới.

Khi lựa chọn điều chỉnh nâng cao này thì người dùng có thể điều chỉnh lựa chọn:

• Audio devices: lựa chọn từ danh sách sổ xuống từ mũi tên bên cạnh loại thiết bị đang cắm vào PC, cụ thể có thể điều chỉnh chọn Speaker: là các loại loa (loa tai nghe, loa rời, loa tích hợp sẵn trên, ...) cắm vào PC nếu có, Microphone: là các loại mic (mic của tai nghe, mic cắm rời, mic tích hợp sẵn trên PC, ...) để nói đang cắm vào PC nếu có

• Camera: lựa chọn loại camera đang cắm vào PC như camera có sẵn tích hợp với máy, hay webcam rời được cắm vào PC, ...

Sau khi điều chỉnh mọi thông số thiết bị theo đúng mong muốn của người dùng thì bấm thêm lần nữa vào nút bánh răng thì sẽ đóng cửa số nâng cao này lại.

Người dùng bấm vào nút "Join now" để bắt đầu tham gia lớp học trực tuyến.

2.2. Lập lịch các buổi học trực tuyến

Như đã nói ở trên, khi các thầy cô lựa chọn tạo ra các lớp học trực tuyến từ lựa chọn: "Schedule a meeting" thì sẽ tạo ra một lịch học trên lịch của Nhóm.

Cửa sổ để tạo lịch như sau:

Trong đó:

• (1). là tiêu đề của buổi học trực tuyến;

• (2). là bổ sung thành viên, dự thính, ... Thông thường thì chúng ta đã thêm đầy đủ thành viên vào lớp học rồi nên mục này sẽ không thêm ai nữa, chỉ thêm trong trường hợp đặc biệt ngoài danh sách thành viên của lớp;

• (3). là thiết lập thời gian buổi học, ví dụ ở đây môn học học từ 8h30 sáng đến 12h00 sáng;

• (4). là điều chỉnh khoảng thời gian lặp lại của buổi học theo chu kỳ hàng tuần, hàng tháng, ... Ví dụ ở đây môn học này học vào thứ tư hàng tuần từ ngày 18/8/2021 đến 24/11/2021; Để làm điều này chọn vào mục 4, chọn Custom để thiết lập.

• (5). Phần này cho phép thiết lập kênh để công bố lịch. Mặc định là kênh "General". Phần thiết lập kênh là một tính năng nâng cao, TTCNTT không hướng dẫn chi tiết tại đây mà sẽ ở phần hướng dẫn khác.

• (6). là để cung cấp thông tin địa điểm, nhưng đây là học online nên có thể bỏ qua.

• (7). là cung cấp thông tin mô tả, ghi chú bổ sung.

Sau khi hoàn thành và save thì trên kênh chung và trong lịch chung sẽ hiện thị thông tin lập lịch:

Sau khi lập lịch thành công thì các thành viên có thể tham gia lớp học trực tuyến theo lịch thông qua Calendar hoặc khi đến thời điểm thì có thông tin tham gia trên Posts của Lớp.

Khi ấn tham gia thì cửa sổ tham gia hiện ra như là quá trình tạo lớp ngay đã nêu ở trên.

Mặc định các thành viên trong lớp học đều có quyền tạo ra các phòng học trực tuyến (Video conference) bằng nút Meet và khi khởi chạy phòng họp đó thì trên kênh chung (General) sẽ có thông tin để các thành viên khác tham gia

Nhưng sẽ có một vấn đề xảy ra là nếu như sinh viên online trước giờ học và sớm hơn các thầy cô và vô tình cũng tự tạo thêm các phòng họp nữa, như vậy trên kênh "General" sẽ có rất nhiều các phòng họp và những người vào sau sẽ không biết chọn phòng học nào cho đúng như hình dưới đây:

Sẽ có một sự hỗn loạn diễn ra, vì vậy các thầy cô cần phải chủ động khóa kênh "General" để không cho phép thành viên khác được tạo phòng họp trên kênh "General" ngoài mình. Cách làm như sau: chọn kênh "General" => chọn dấu ba chấm (...) => chọn "Manage channel" mở ra và chọn "Only owners can post messages "

Khi chọn lựa chọn này xong thì chỉ có giảng viên mới có thể post mọi thông tin trên kênh "General", điều này có một hạn chế là nếu sinh viên muốn post trao đổi thì lại không thể post được. Do đó, các thầy cô nên tạo thêm một kênh mới để cho phép sinh viên có thể chủ động trao đổi thông tin với nhau hay thông tin đến các thầy cô, cũng có thể tự họp nhóm riêng với nhau bằng các phòng họp riêng tự tạo, ... Cách làm như sau: từ bên cạnh tên lớp chọn dấu ba chấm (...) => chọn "Add channel"; (1) nhập tên kênh; (2) chọn để mọi người trong lớp đều có thể xem; (3) tick chọn để hiển thị kênh này cho mọi thành viên trong lớp; rồi nhấn "Add"

Khi đó sẽ xuất hiện thêm kênh mới cho phép mọi thành viên có thể thảo luận và tạo ra các hoạt động trong lớp

3. MS Team như một hệ LMS (Learning Management System) tương tự như Google Class

MS Team là một hệ tích hợp đồng bộ cả phần LMS (Tương tự như Google Class mà thầy cô và các em sinh viên đã quen thuộc) và hệ thống tương tác trực tuyến Meet (Tương tự như Google Meet mà thầy cô và các em sinh viên đã quen thuộc) trên cùng một giao diện như hình bên dưới.

Trong đó:

(1). Phần này liên quan đến tạo thành các lớp học trực tuyến như đã hướng dẫn ở phần trên.

(2). Phần liên quan đến LMS:

• Posts: liên quan đến các thông tin, trao đổi, thảo luận, các mục phát sinh trong lớp học trên toàn bộ quá trình học theo thời gian. Các thầy cô và các em sinh viên có thể post trao đổi liên quan đến môn học tại đây bất kỳ khi nào mong muốn.

• Files: nơi cung cấp tất cả các file tài liệu của các thầy cô và các em sinh viên tải lên để chia sẻ trong lớp. Các tài liệu tham khảo, bài giảng mà các thầy cô tải lên thông qua Upload Class Materials cũng sẽ lưu ở đây.

• Class Notebook: là một ứng dụng đính kèm bộ Office 365 để có thể giúp các thầy cô và các em sinh viên xây dựng các ghi chú chi tiết hơn đến từng thành viên. Đây là một ứng dụng nâng cao nên TTCNTT không hướng dẫn chi tiết tại đây mà có thể sẽ ở trong phần hướng dẫn nâng cao khác trong tương lai.

• Assignments: là phần để ra bài tập trên lớp, bài tập về nhà, các bài kiểm tra trên lớp, ... MS Team cung cấp các công cụ ra bài tập dạng Quiz, Form, text, ... hoàn toàn tương tự Google classroom.

• Grades: phần theo dõi, cho điểm các bài tập, bài kiểm tra đã giao ở phần Assignments tương tự Google classroom.

III. Hướng dẫn xử lý một số lỗi liên quan đến đăng nhập MS Teams

Trong một số trường hợp sau khi đăng nhập thành công thì phát sinh lỗi như sau:

Nguyên nhân của lỗi này có thể do các nguyên nhân sau:

• Đăng nhập nhiều tài khoản của các tổ chức khác nhau;

• Đăng nhập nhiều tài khoản cá nhân tự tạo khác nhau;

Dẫn đến máy tính bị lỗi cache trạng thái đăng nhập trên Windows đối với MS Teams. Để xử lý lỗi này TTCNTT đã xây dựng một mini tool hỗ trợ với các thao tác theo các bước sau:

• Bước 1: tải về file "XoaCacheWinChoTeams.bat" theo link sau đây: Bấm vào đây để tải mini tool